Я б почав із короткого, але конкретного опису. Наприклад: що сталося, яка проблема існує зараз, які документи вже є та яку відповідь ви хочете отримати. Якщо фахівцю знадобляться додаткові відомості, їх можна буде надати окремо. Надто великий текст без чіткої структури іноді, навпаки, ускладнює розуміння суті питання.